Как провести эффективные онлайн-встречи

Как провести эффективные онлайн-встречи

Пандемия вызывает радикальные изменения в том, как люди живут и работают как общество. Вряд ли оно в конечном итоге вернётся в эпоху до COVID-19. Это становится очевидным в условиях ускоряющейся фазы современной цифровой экономики, которая варьируется от онлайн-образования до телемедицины. Онлайн-встречи и удалённая работа давно вошли в повседневную жизнь людей.

Значение для бизнеса

Несмотря на всю свою неопределённость, пандемия открыла людям глаза на многочисленные преимущества удалённой работы.

Удалённая работа помогает сотрудникам экономить деньги, делает обучение более независимым, позволяет сосредоточиться на поставленных перед ними задачах и избегать политики компании. В то время как предприятия могут значительно выиграть от более низкой стоимости и более широкого доступа к талантам.

Учитывая эти преимущества, неудивительно, что большее количество сотрудников захотят или даже потребуют желаемых гибких рабочих условий. В 2021 году компаниям необходимо будет повысить «планку» удовлетворённости своих сотрудников и адаптироваться к текущим изменениям, особенно путём предоставления ресурсов для удалённой работы.

Более того, онлайн-встречи будут продолжать процветать. Онлайн-встречи улучшили коммуникационные возможности и обеспечивают лёгкий доступ к членам команды, даже тем, кто находится на разных континентах.

Наряду с преимуществами этой новой волны есть и отрицательные побочные эффекты. Вы когда-нибудь слышали об ужасной «усталости от зума»?

Звук является основной причиной того, что видео-встречи утомительны. Оказывается, миллисекундные задержки виртуальных вербальных ответов негативно влияют на межличностное восприятие людей, даже без каких-либо проблем с Интернетом или технических проблем.

Люди испытывают умственную усталость из-за ограниченного социального взаимодействия, которое обеспечивают личные встречи. К этому добавляются постоянные отвлекающие факторы, такие как технические проблемы (отключение звука, зависание экрана, плохое подключение к Интернету и т. д.) и малоподвижный образ жизни, вызванный пандемией. Эти неизбежные препятствия сказываются на человеческом мозге и вносят значительный вклад в умственное истощение.

Из-за быстрых изменений в рабочей среде людей руководители и менеджеры организаций теперь более запутаны и перегружены. Виртуальная работа контрастирует с тем, что известно, и её труднее обеспечить по сравнению с работой, подразумевающей присутствие. Коммуникация и отсутствие технических навыков для обеих сторон действительно являются виновниками №1.

Что могут сделать лидеры

Руководители должны понимать, что предоставление сотрудникам лучших ресурсов сейчас как никогда важно. Лидеры должны предлагать творческие решения для благополучия своих сотрудников.

Вот несколько советов по эффективному проведению онлайн-встреч, сгруппированных по двум наиболее важным аспектам, на которых лидерам необходимо сосредоточиться: благополучие сотрудников и взаимодействие в команде.

Благополучие сотрудников

Одна из проблем сегодняшних онлайн-встреч — это пересечение границ. Большинство людей, работающих удалённо, чувствуют, что они работают больше.

Это действительно проблема: люди работают больше, по выходным и даже когда это не нужно. Они непрерывно проверяют свою электронную почту — по телефону, на компьютере, и даже находясь на улице.

Дело в том, что, поскольку люди работают в одиночку на своих компьютерах, а коллеги не передают им ненужную работу (меньше офисной деятельности), сотрудники теперь больше сосредоточены на текущей задаче, а это означает, что 5-часовую работу можно выполнить за 2-3 часа. И что вы делаете, если выполняете задание быстрее, чем ожидалось? Вы продолжаете искать чем заняться.

К сожалению, это приводит к тому, что некоторые руководители и менеджеры проектов непрерывно следят за членами команды, просят провести больше конференц-звонков, что в конечном итоге приносит больше вреда, чем пользы. Сотни людей считают, что конференции — не лучшее использование их времени.

Как это исправить:

Как это ни странно, большинство людей опаздывают на онлайн-встречи. Как лидер, вы должны устанавливать ожидания и побуждать членов команды уважать время других.

Взаимодействие в команде

Онлайн-встречи — это всё о сотрудничестве, а сотрудничество — это улица с двусторонним движением, объединяющая как лидера, так и членов команды.

Большинство лидеров попадают в ловушку микроменеджмента людей, что легко может быть сделано при личной работе. Однако виртуально управление не работает. Это просто невозможно.

Контролировать процесс сложно, поскольку виртуальные барьеры не позволят вам наблюдать за действиями ваших сотрудников; некоторые будут притворяться вовлечёнными, но будут отвлечены многочисленными проблемами, а другие полностью отключатся. Забудьте о контроле и укрепите доверие в своей команде.

Как это исправить:

  • На встрече включите камеры и порекомендуйте всем сделать то же самое. Включение камер делает вашу команду более заинтересованной, связанной и подотчётной.
  • Отвлекайтесь от онлайн-встреч. Спросите каждого члена вашей команды, какой инструмент коммуникации лучше всего, помимо онлайн-сессий.
  • Используйте технологии в своих интересах (инструменты управления проектами и инструменты записи совместного использования экрана).
  • Определите, какие сотрудники умеют следовать инструкциям по электронной почте, чтению или наглядным пособиям.
  • Для большего количества визуальных членов команды отправьте им записи с практическими рекомендациями или даже небольшое видео-сообщение; а для тех, кто умеет читать инструкции, попробуйте общаться с помощью инструментов онлайн-чата, помимо электронной почты.
  • Культура готовности к цифровым технологиям необходима для процветания вашего бизнеса в современной цифровой экономике. Как лидеры, вы должны научиться находить компромисс и намеренно взаимодействовать. Будьте открыты для понятного общения и стремитесь к совместной работе с членами команды. Даже самая обычная демонстрация доверия к сотрудникам с вашей стороны может значительно поднять боевой дух вашей команды.