zizizi
zizizi
Если вы находитесь в центральном аппарате и вам необходимо проводить совещания, то вы точно знаете всю необходимость данного мероприятия. Только вот эффективность проведения данного мероприятия не всегда однозначна.
Давайте разберемся, какие задачи решают совещания, зачем они на самом деле нужны и как сделать так, чтоб это мероприятие было максимально продуктивным.
Они бывают обучающие, информационные, разъяснительные и решающие проблемы. Поговорим о каждом из них конкретно.
Зачастую такое мероприятие носит вид конференции или семинара, цель которого состоит в обучении сотрудников с целью повышения знаний в нужном рабочем процессе, а так же для повышения квалификации. Обучающим мероприятиям свойственны использования практических заданий, чтоб получше разобраться в новом материале, чтоб работники наиболее полно были вовлечены в процесс изучения и знали, зачем это делается.
Подобный вид совещания нужен для сбора данных в проблемных рабочих моментах. Можно назвать его неким опросом разных людей данного подразделения, с целью рассмотрения ситуации с разных точек зрения.
В ходе подобных совещаний руководство ставит своей целью разъяснительный момент. Объяснить сотрудникам и убедить их в целесообразности проводимой политики компании.
Цель тут очевидна – группе необходимо полностью разобраться в сложившейся ситуации, и разработать стратегию решения проблемы.
Руководителю необходимо заранее подготовиться к совещанию. Ему нужно проработать следующие шаги:
Нужно четко сформулировать тему собрания, а также определить для себя желаемый результат данного мероприятия.
Подготовить список пунктов, которые необходимо разобрать в течение отведенного времени (повестка дня).
Составьте для себя схематичный план предстоящего мероприятия. При помощи него вы сможете четко уложиться по времени и обсудить максимум в кратчайший срок.
Определить людей, участвующих в совещании.
Если необходимо получить сводные данные от участников собрания, их необходимо ознакомить с материалом заранее, чтоб они успели подготовиться к данному собранию. И чем серьезнее и массивнее предстоит подготовка, тем раньше они должны быть об этом оповещены.
Определите место и подготовьте помещение, исходя из целей совещания. Позаботьтесь об удобстве присутствующих, особенно если это не 15-минутная линейка перед работой, а серьезное собрание. В этом месте должна быть комфортная температура, отсутствие сквозняков и посторонних шумов, а так же места для участников должны располагаться из расчета того, чтобы каждому из них было видно и слышно того, кто будет выступать на совещании.
Вступительная часть должна занять не более 10-15 минут. Первое правило любых совещаний это пунктуальность. Если сам руководитель не отличается этим качеством, то и его сотрудники, глядя на него, со временем переймут его и тогда сбора полного состава участников придется ждать очень долго.
Если вы проводите совещание не часто, необходимо всем еще во вступительной части обозначить регламент его проведения, чтоб потом не отрываться по мелочам и уважать время всех присутствующих. Вот типовой набор требований к совещаниям, планеркам, семинарам, тренингам, конференциям:
Если же совещания проводятся довольно часто, участники должны уже заочно быть знакомы с этими правилами и на данный регламент время не тратится. В разных предприятиях могут быть выработаны свои правила регламента. Главная задача регламента – сокращение непродуктивной траты времени.
После регламента необходимо еще раз обозначить основные пункты обсуждения, а так же объявить присутствующим конечную цель собрания. Также не лишним будет записать это на доске.
Всем известно, что личная персона и все что качается себя любимого, для любого индивида всегда на первом месте. Чтобы максимально мотивировать сотрудников проявлять инициативу в совещании, нужно объяснить собравшимся, чем конкретно именно им будет полезно данное совещание.
Объясните собравшимся, чего конкретно вы от них ждете, как они должны проявить себя.
Читайте также: Что делать если коллеги по работе лгутПоручите одному из сотрудников вести протокол собрания. Обычно это либо секретарь, офис-менеджер, или сам руководитель или его заместитель. Все зависит от конкретного предприятия и его численности.
Постарайтесь на всем протяжении совещания поддерживать с участниками спокойную дружескую ноту. Если вы будете слишком официальны, собравшимся будет довольно сложно раскрепоститься и принимать активное участие.
Не навязывайте сразу же всем присутствующим свою точку зрения. Таким способом вы, подавите своим авторитетом все творческие порывы присутствующих на совещании. Толку от такой дискуссии будет не больше, чем от разговора с самим собой.
Не критикуйте участника, высказывающего свое мнение. Вам необходимо рассмотреть ситуацию с разных сторон, чтобы иметь наиболее полную картину происходящего. Если вы слышите реплику, в корне отличающуюся от вашего мнения, старайтесь как можно осторожнее подбирать слова. Этим вы преследуете сразу две цели: не рубить на корню инициативность участников, и поддерживать уважение в коллективе, не задевая ничье чувство собственного достоинства.
Подчас имеет смысл сразу давать оценку вносимому предложению, при условии, что это не критика с вашей стороны.
Если все же речь идет о критическом замечании к выступающему человеку, то вместо личного высказывания целесообразнее будет провести «мозговой штурм» - разобрать эту ситуацию всем остальным участникам совещания. И тут уже разрешается всем присутствующим высказать любые, возможно даже самые невероятные предложения, и никто из присутствующих в данном «мозговом штурме» не имеет права критиковать никого, до самого окончания «штурма». Вам же, как начальнику совещания, необходимо как капитану своего судна отслеживать, чтобы никто из присутствующих не перескакивал с установленного курса совещания в другое русло.
Так же если все же обстоятельство вынуждает вас входить в дискуссию с негативно настроенным оппонентом, следуйте следующим правилам:
Не позволяйте себе проявлять раздражение ни в словах, ни в их интонации. Не тараторьте и не повышайте голос.
При общении обращайтесь с речью не к своему оппоненту, а к собранию в целом. Таким образом вы потихоньку сможете наладить спокойствие в аудитории. С начала своего высказывания сделайте акцент на то, что по некоторым моментам вы полностью понимаете и поддерживаете своего оппонента. Будет не лишним даже обозначить некоторые из них. И только после этого уже переходить к своей конкретной точке различия, которые в идеале надо сформулировать в виде вопросов, задаваемых всей аудитории.
Высший пилотаж руководителя – это грамотная постановка вопросов. Задавая правильные вопросы, можно легко переключать внимание аудитории в нужное вам русло. Стоит так же брать себе в помощники те пункты собрания, которые еще не были разобраны, но стоят на повестке дня.
Научитесь вычленять из «словесного шума» суть дискуссии, всегда резюмируя то, к чему пришла ваша группа.
Следите за тем, чтобы всем участникам совещания была понятна терминология изложения тех, кто высказывается. Если она не понятна, просите умника изъясняться более понятным языком.
Немало важный момент – если вы планируете выработать какую-либо стратегию, постарайтесь до последнего скрыть от присутствующей аудитории свою базовую точку зрения по данному вопросу. То самое мнение, которое сложилось у вас еще до самого совещания.
При ведении совещания, вам предстоит общаться с разными людьми, каждый из которых в разный момент дискуссии может повести себя по-разному. Хотя обычно каждому из них присуща в целом одна из поведенческих черт. Я приведу ряд рекомендаций, как общаться с разными типами, или как их угомонить в случае надобности:
Подходя к завершению совещания, кратко резюмируйте достигнутые результаты. Также объясните аудитории их план действий, согласно результатам совещания.
Не забудьте о позитивном отношении. У собравшихся людей должно складываться приятное ощущение от совещаний в целом.
Все достигнутые результаты нужно занести в протокол и разослать его всем участникам, которые должны иметь эти данные. Обычно это начальники подразделений.
zizizi
