Что такое УПД и правила его заполнения

Что такое УПД и правила его заполнения

Форма универсального передаточного документа (УПД) разработана ФНС России (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Налоговая служба пояснила, что УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, результатов работ и имущественных прав. В этом документе содержатся все необходимые данные, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов, что позволяет использовать УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, то есть оформляется только один документ вместо двух.

Вы можете использовать универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и передаточных документов при отгрузке товаров, сдаче работ и услуг. С 1 октября 2017 года изменилась форма его заполнения.

УПД это не обязательный документ для организации и предпринимателей. Они могут использовать его или придерживаться привычных правил оформления первичной документации, выписывая счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. С применением формы универсального передаточного документа упрощается и ускоряется процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижается риск ошибок.

Если Вам нужно, то можете скачать актуальный бланк формы УПД 2019 здесь или для удобства заполнить его онлайн без регистрации здесь. Заполнять онлайн очень удобно, так как вы сразу видите как будет выглядеть ваш документ.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе слева вверху есть реквизит «Статус», значение которого может быть «1» или «2». Если в квадрате Статуса указать - 1, то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа (в зависимости от вида сделки: вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и др.).

В том случае, если значение статуса указывается - 2, то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять организации и предприниматели использующие упрощенную систему налогообложения (УСН), так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.

Если статус документа - 2, то следующие поля для счета-фактуры, могут не заполняться:
> «В том числе сумма акциза» (графа 6);
> «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
> «Налоговая ставка» (графа 7);
> «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
> «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
> «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Целью введения в учет универсального передаточного документа является упрощение бухгалтерского документооборота, но на на начальном этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и применению. Порядок оформления УПД практически не имеет отличия от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует. Применяется универсальный передаточный документ для оформления следующих операций:
> отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
> передача результатов выполненных работ;
> оказание услуг;
> передача имущественных прав;
> отгрузка товаров (работ, услуг).

Если рассматривать бланк УПД, можно заметить, что форма счета-фактуры уже присутствует в УПД и обведена жирной линией. Но помимо показателей счета-фактуры в данном документе также должны быть заполнены семь обязательных реквизитов, а именно:

> наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
> дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
> наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
> содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
> величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
> наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя;
подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя.

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса. Напоминаем, что налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов. По этому:
> в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
> в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и прочих).

Кто ставит подпись в УПД

В этой части статьи мы разберем кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ. Итак, строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2». В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи. В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это тот же человек, который указан в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи. В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации. В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Наименование организации и печать в УПД

Строка 14 в УПД позволяет включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (поставщика, исполнителя).

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля в УПД которые заполнять не обязательно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для некоторых пользователей. К дополнительным полям относятся следующие: графа «А»; графа «Б»; строка 8; строка 9; строка 12; строка 17.